Cuánto le cuesta a tu departamento de aduanas digitar lo mismo dos veces
Una cuenta de 15 minutos, con tus propios números, para saber cuántas horas al mes se van en digitar lo mismo dos veces y qué quitar primero.
Todos los gerentes de aduanas saben que su equipo digita lo mismo más de una vez. Casi ninguno sabe cuánto le cuesta. Y sin esa cifra es difícil defender un cambio frente a gerencia, o decidir por dónde empezar.
La cuenta se hace en unos 15 minutos, con un expediente real y un cronómetro. Estos son los pasos.
1. Cuenta por línea, no por expediente
Un expediente de tres líneas y uno de ochenta no cuestan lo mismo. Lo que se digita es la línea de la factura: descripción, partida, cantidad, unidad, valor y país de origen. Por eso la unidad de medida es la línea, y lo primero que necesitas es saber cuántas líneas maneja tu equipo al mes.
Si no lo tienes a mano, toma los expedientes del mes pasado y suma las líneas de sus facturas. Con una muestra de diez expedientes ya tienes un promedio para trabajar.
2. Haz el mapa: dónde se escribe cada dato
Toma un expediente cualquiera y sigue una sola línea de la factura. Anota cada lugar donde alguien la vuelve a escribir o la copia y pega:
- La hoja de control o el Excel de digitación del departamento.
- El DUA, en el SIGA.
- El Excel para el VUCE, si la mercancía lleva permiso.
- La hoja donde se calcula la preliquidación.
- El correo o el mensaje al cliente con lo que va a pagar.
- El reporte del mes.
Cada lugar después del primero es una digitación de más. Copiar y pegar de un Excel viejo también cuenta: hay que buscar el archivo, encontrar la línea y revisar que siga siendo la misma partida.
3. Cronometra un expediente real
No estimes: mide. Pídele a un analista que trabaje un expediente normal mientras alguien toma el tiempo de cada lugar del mapa. Divide cada tiempo entre el número de líneas y tienes los minutos por línea de cada digitación.
Fíjate en dos tiempos que casi nunca se cuentan: lo que toma digitar el DUA en el SIGA línea por línea, y lo que toma revisar lo digitado contra la factura.
4. Multiplica
La fórmula es esta:
Horas al mes = líneas al mes × minutos por línea × digitaciones de más ÷ 60
Un ejemplo para ver cómo se usa. Los números son de ejemplo, no un promedio del sector: pon los tuyos.
| Dato | Ejemplo |
|---|---|
| Expedientes al mes | 60 |
| Líneas por expediente | 25 |
| Minutos por línea | 1.5 |
| Digitaciones de más | 2 |
| Horas al mes | 75 |
Son 60 × 25 = 1,500 líneas, por 1.5 minutos, por 2 veces: 4,500 minutos. Multiplica esas horas por lo que cuesta la hora de un analista en tu empresa y tienes la cifra en pesos.
5. Suma lo que no sale en el cronómetro
La digitación repetida cuesta dos cosas más, y las dos se pueden contar:
- Las correcciones. Cada vez que un dato pasa de un lugar a otro se puede cambiar un dígito, una unidad o una partida. Revisa cuántas veces el mes pasado hubo que devolverse a corregir algo que estaba bien en la factura, y cuánto tomó cada una.
- La dependencia. Si la digitación de un cliente vive en el Excel de una analista, cuando ella no está hay que digitar de nuevo. Cuenta cuántas veces pasó.
6. Decide qué quitar primero
Con el mapa y los tiempos, ordena las digitaciones de mayor a menor. En muchos departamentos la que más pesa es pasar del Excel al SIGA, porque se hace en todos los expedientes y línea por línea, seguida de volver a clasificar lo que el importador trae en cada embarque. Tu cronómetro dirá si en el tuyo es igual.
Lleva esa lista a gerencia junto con la cifra del paso 4. Es más fácil aprobar un cambio cuando la cuenta la hizo tu propio equipo, con sus expedientes.
Cómo se ve con un sistema
La idea es que cada dato se digite una vez y sirva para todo lo demás. En SigaPro pegas o importas el Excel de la factura en el expediente, aunque tenga cientos de líneas, y de ahí salen el XML para cargar el DUA en el SIGA, el Excel para el VUCE y la preliquidación en PDF para tu cliente. Los productos que un importador repite quedan en su catálogo, con su partida, su unidad y su país, y la próxima vez la línea se completa sola.
Las otras tareas que consumen horas, y cómo dejárselas al sistema, están en 7 tareas que no deberían hacerse a mano.
